各学院（部、中心）及有关单位、研究生：
为方便师生，研究生院暑假期间将正常开展各项业务，现将研究生院值班安排公布如下：
一、研究生院假期总值班
（一）值班时间：
2026年8月3日—9月11日（周末、法定节假日时间除外），上午9:00-12:00，下午2:30-5:30。
（二）值班地点及电话：
兴庆校区
地点：主楼E座304（8月3日—9月4日），电话：82668255；
学生事务大厅13号窗口（9月7日—9月11日），电话：82666415；
创新港校区
地点：综合服务大厅（8月3日—9月11日），电话88961111转1。
二、特别事项安排
（一）招生咨询与事务值班时间、地点和联系电话
招生咨询与事务 |
值班时间 |
值班地点 |
值班电话 |
招生咨询与事务 |
9月7日-9月11日上午 |
兴庆校区北门东侧，研招办办公室 |
82668329 |
（二）博士学位论文送审、答辩审批业务
1.博士学位论文送审业务：工作日全天接收博士学位论文，且在学院审核通过后的5个工作日内完成送外审工作。如送审及意见返回有特殊情况，请发邮件至xjtulwps@xjtu.edu.cn，并耐心等待邮件回复。
2.同等学力申请博士学位人员资格初审：同等学力申请博士学位人员送审前须进行资格初审，除资格初审表以外还必须以PDF格式提供：身份证、硕士学位证、最后学历证明、获奖证书。对于省部级及以上获奖证明需提供相关证明材料如红头奖励文件，或官网上公布的奖励决定、授奖项目公告等。对于“社会力量设立科学技术奖”，申请人除上述材料外还须补充提供该奖的设奖组织机构信息、奖励办法、登记备案信息等相关证明材料。请将以上材料打包发送到xwb@xjtu.edu.cn 邮箱，文件命名规则：学院+学号+姓名+同力博资格初审。
另：对于假期在线上办理同等学力资格审查的，请在开学后两周内携带资格初审表办理线下盖章，逾期不再集中办理。
3.同等学力申请博士学位人员答辩审批：同等学力申请博士学位人员答辩审批在学院审批通过后，将材料（材料包含：申请博士学位论文答辩材料核对表、学位论文答辩审批表、学位论文审查意见汇总表、学位论文审查意见书、博士学位论文修改说明表）发送至邮箱xjtulwps@xjtu.edu.cn进行校级审批，文件命名规则：学院+学号+姓名+同力博答辩审批。将在5个工作日内完成审批。学校审批通过后，方可答辩。
（三）国际交流相关业务
1. CSC项目
（1）派出流程：
①学生按照学校要求办理派出手续，并确认所有流程审批完毕（http://gs.xjtu.edu.cn/info/1385/10552.htm）；
②学生准备相关材料，于下学期开学后提交至涵英楼5-3050办公室（可委托其他人提交）；
材料包括：公派出国留学协议书纸质版、申请人及两位保证人身份证复印件、研究生公派项目出国补充协议（一式三份，学院盖章）、同意派出证明（如需）、体美劳研修阅知书（尚未研修完成时提交）。相关模板可在研究生院官网下载（http://gs.xjtu.edu.cn/info/1378/11138.htm）。
（2）信息变更流程：包括更改留学地点、延长留学期限、缩短留学期限、中途回国等。
①学生在研究生院官网搜索“G2”文件，按照要求填写对应的申请表、学院盖章；
②发送申请表扫描版及其他变更材料至邮箱gs-global@xjtu.edu.cn；
③收到邮件回复后至创新港学生事务大厅，请研究生院值班老师在申请表上加盖研究生院公章；
④学生将申请表扫描件及其他材料上传至CSC信息管理系统，等待审批。
（3）项目申报流程:创新型项目、中外合作项目提前批、卓越项目申报。
请按照对应通知准备材料，提交至所在学院教务老师处（创新型项目提交至子项目组老师处），如有疑问可咨询邮箱gs-global@xjtu.edu.cn，将在每周三、周五回复邮件。
2.高水平国际会议
（1）派出流程：
①学生在外事工作服务系统上提交因公出访申请，出访前必须保证审批全部完成；
②所有审批流程完成后，如需资助证明用于签证办理，可在研究生院官网下载模板后（http://gs.xjtu.edu.cn/info/1378/11138.htm），至创新港学生事务大厅，凭审批完成截图或系统短信，请值班老师加盖研究生院公章。
（2）报销：会议报销事宜在开学后统一办理。
3.短期访学、创新领军项目
（1）学生按照学校要求办理派出手续，http://gs.xjtu.edu.cn/info/1385/10552.htm, 并确认所有流程审批完毕；
（2）借款手续、生活费发放手续待开学后办理。
注：如需开具法人证明，或遇审批时间、出访路线等问题，可咨询国际处。
研究生院
2026年7月30日
