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G3:高水平国际会议申请及报销流程
发布者:贺天圆    发布时间:2023-08-29    阅读人数:

高水平国际会议申请及报销流程

一、申请条件

须同时满足以下条件,否则一律不予资助:

1、会议为高水平国际学术会议(以下简称“会议”,名录见研究生院官网http://gs.xjtu.edu.cn/info/1148/8964.htm),且在国(境)外举办;

2、会议会期应在博士研究生毕业之前,会议应与博士研究生研究内容紧密相关;

3、资助对象论文或摘要等应被会议接收,同时应获得会议主办方出具的正式邀请函并被邀请在会议上做口头报告

4、资助对象必须为论文第一作者,或导师为第一作者、研究生本人为第二作者。论文的第一署名单位必须为西安交通大学;

5、资助对象为我校博士研究生在读,且之前未被研究生院资助参加会议。


注:论文被会议接收并受邀做口头报告的硕士研究生,根据当年研究生院专项经费剩余情况或进行资助。具体情况见当年通知。


二、申报流程

(一)申请材料(1-5为电子版,提交至外事工作服务系统,6为纸质版,需外事审批流程完成后打印送创新港5-3050盖章。

1. 正式邀请函的原件及翻译件;

2. 会议论文首页;

3. 研究生院资助申请表(模板见附件);

4. 超天申请扫描件

5. 会议通知(会议印发的通知安排上明确会议接收论文/摘要/海报)

6. 资助证明(申请签证用,模板见附件,如为导师或其他研究生院经费资助资助证明由出资方提供

注:如需在读证明,学生事务大厅(兴庆校区七彩阁一楼;创新港校区涵英楼东侧一楼)自助打印机使用校园一卡通自助打印。

(二)申请项目

1. 申请人参会前应仔细阅读《关于资助研究生参加国外高水平国际学术会议的实施细则》、本报销流程及各学院“国内外顶级学术会议名录”,向导师汇报拟参加的学术会议的基本情况并获准参加会议。

2. 出国(境)前至少一个月登录国际处外事系统提交申请。应在出访前内,登录“交大首页--国际处外事工作服务系统--学生因公出国(境)审批--+出国(赴港澳)申请/赴台湾申请”填写并提交拟参加的学术会议相关信息,经费来源选择“我校支付-研究生院经费”。

审核程序全部通过后,携A4纸打印好的资助证明(一式一份)至创新港5-3050办公室盖章。


三、报销流程

务必于会议结束回校后一月内向学院提交报销材料

(一)所需材料:

1. 总结报告(研究生院官网下载)

2. 出国项目成果报告单(研究生院官网下载)

3. 两张带有会议标识的照片(口头发言海报展示

4. 西安交通大学研究生短期因公出访审批表(外事工作服务系统审批完成后于国际处获取)

5.研究生院资助申请表(电子版)

(二)申请报销

2023年起,不再办理借款手续。

1.参会回国后做一次公开学术报告。在研究生院官网下载并填写参加国际会议情况的总结报告、出国项目成果报告单、会议发言照片,连同研究生院资助申请表电子版交至学院教务或外事秘书处审核。学院整理材料并按季度提交至研究生院。

2.每季度末,研究生院根据各学院提交的材料,给学生授权财务系统报销权限。

3.被授权学生自行登录财务系统jdcw.xjtu.edu.cn填报。 填写部门编号/项目编号时,点击“?”选择“050400-11301423011502”(每年编号不同,以实际授权编号为准),学生线上填报,打印后创新港5-3050办公室或兴庆主楼E304办公室培养办工位等待签字,线上提交无效。原则上一个工作周内学生领取已签字的报销单并携带其余票据至财务处自助投单机(兴庆校区主楼E2楼;创新港校区涵英楼西侧一楼)完成财务手续。

(三)注意事项

1.如未完成提交打印步骤退出,在财务系统中按如下步骤删除未完成申请:我的项目”-“待修改项目”-选择相关申请-删除。

2.原始财务单据由研究生个人保留,以便报销。

3.去回程须在西安和会议召开城市往返,在其它城市往返的,须附书面说明;可直达的,须为往返直达票,不得在其他城市中转,如未直达,须附书面说明,不可直达另议。书面说明由学院签字盖章后,与报销材料一同递送财务处。

4.乘坐非国内航空公司航班须提交纸质版《西安交通大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,由学院、国际处依次审批后,与报销材料一同递送财务处。

5.往返国际旅费、会议期间住宿费的原始单据,发票抬头须为“西安交通大学”。报销票据的详细要求及注意事项,以财务处通知为准。票据粘贴规范参见财务处官网《关于规范财务票据粘贴的通知》。


经费资助


资助内容

资助标准

(上限,范围内实报实销)

往返国际旅费、会议期间住宿费

(以邀请信时间为准)

亚洲外地区:8000元人民币

亚洲内地区(不含港澳台地区):6000元人民币

往返旅费、会议期间住宿费(以邀请信时间为准)

港澳台地区:3000人民币


该政策自202391日起执行,以正确、完整提交外事工作服务系统审批时间为准。


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