工作流程
高水平国际会议申请及报销流程(已过期,请查询G3:高水平国际会议申请及报销流程)
发布者:贺天圆    发布时间:2020-04-14    阅读人数:

一、申请条件

1、论文被在国(境)外举办的高水平国际学术会议接收;

(高水平会议名录见研究生院官网:http://gs.xjtu.edu.cn/info/1148/8964.htm)

2、申请学生为论文第一作者或导师第一作者申请人第二作者;

3、博士研究生在读期间可资助一次。


二、需准备的材料

1、资助证明(一份,见附件,A4纸打印,申请签证用,送创新港5-3050盖章

2、邀请信复印件、翻译件(提交至外事系统

3、论文首页(申请人为第一作者或导师第一作者、申请人第二作者,提交至外事系统)

4、日程安排(5天之内)或超天申请(5天以上)一份(提交至外事系统

5、会议信息汇总表(见附件,提交至外事系统


注:如为导师或其他非校管经费资助,资助证明由出资方提供。

如需在读证明,学生事务大厅(兴庆校区七彩阁一楼;创新港校区涵英楼东侧一楼)自助打印机使用校园一卡通自助打印。


三、申请项目(必须在出国前完成)

登录国际处外事系统提交申请。

交大首页--国际处外事工作服务系统--学生因公出国(境)审批--+出国(赴港澳)申请/赴台湾申请

审核程序全部通过后,携A4纸打印好的资助证明(申请签证用)至创新港5-3050贺老师处盖章。


、办理报销流程

所需材料:

1、西安交通大学现金支付/发放审批表(财务处官网下载)

2、报销审批单(财务处官网下载)

3、出国项目成果报告单(研究生院官网下载)

说明:

  1. 登录财务系统jdcw.xjtu.edu.cn填报。 填写部门编号/项目编号时,点击“?”选择“050400-11301423011502” , 填报完成后保存,打印。请注意,此项目需采用线下报销流程,切勿线上提交

  2. 自2023年起,不再办理借款手续,仅报销。

  3. 携带相关材料至兴庆校区学生事务大厅#12号工位审核、盖章

  4. 携带票据、已盖章的报销审批单至财务处(兴庆校区主楼E座2楼;创新港校区涵英楼西侧一楼)完成财务手续。

注:1、务必于会议结束回校后一月内完成报销手续。

  2、如未完成提交打印步骤退出,在财务系统中按如下步骤删除未完成申请:“我的项目”-“待修改项目”-选择相关申请-删除。


五、报销范围

往返国际旅费,会议期间住宿费(以邀请信时间为准)。其中,机票费用为财务处转账,每人每日住宿按照财务处有关规定执行。使用“一流大学建设项目”经费。

六、线上会议报销

详见:http://gs.xjtu.edu.cn/info/1181/8116.htm


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