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高水平国际会议申请及报销流程
发布者: 发布时间:2015-03-18 来源: 阅读人数:

一、申请条件

1、论文或摘要被在国(境)外举办的高水平国际学术会议接收;
2、申请学生为论文第一作者或导师第一作者申请人第二作者;
3、研究生在读期间可资助一次。

二、需准备的材料
1、“西安交通大学研究生访学计划申请表”(一份,
http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3776.htm
2、“研究生短期出国协议” (一式三份,http://gs.xjtu.edu.cn/info/1085/4303.htm

3、“西安交通大学研究生因公出访审批表” (一份,
http://international.xjtu.edu.cn/info/1076/3414.htm

4、资助证明(一份,http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3777.htm,A4纸打印,申请签证用)
5、邀请信复印件(两份)、翻译件(一份)
6、论文首页(两份;申请人为第一作者或导师第一作者、申请人第二作者)
7、日程安排(5天之内)或超天申请(5天以上)一份(要求详见出访审批表说明)
8、会议信息汇总表(
http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/4047.htm

注:如为导师或其他非校管经费资助,仅需办理2、3、5、6、7五项手续。资助证明由出资方提供。

三、申请项目(必须在出国前完成)

1)提交以下材料电子版(单个文件大小不超过1MB)至工作信箱(gongpai@mail.xjtu.edu.cn ,以“会议申请-姓名”命名):

*“西安交通大学研究生访学计划申请表”(完成导师、学院签字盖章,PDF格式)

*邀请信(PDF/JPEG格式)

*论文首页(PDF/JPEG格式)

*资助证明(word文档,内容填写完整)

*会议信息汇总表(Excel表格,内容填写完整)

审核通过后,根据邮件提示,于周三或周五下午至学生事务大厅(七彩阁一楼)13号工位领取资助证明。

四、办理校内审批手续

1、交研究生院吴老师(学生事务大厅(七彩阁一楼)12号工位)以下材料:“研究生短期出国协议”、“西安交通大学学生出访审批表”(审核前需导师、学院签字盖章,其中,留学生需导师签字、国际教育学院签字盖章)。

2、带正式邀请信的复印件、翻译件各一份;参会论文首页一份;日程安排(5天之内)或超天申请(5天以上)一份;连同研究生院已签字的“西安交通大学学生出访审批表”,交国际处出入境办(科学馆116室,82668521)办理出国批件。(出国批件必须在出国之前办理)

3、如需在读证明,学生事务大厅(七彩阁一楼)自助打印机使用校园一卡通自助打印。

五、借款流程
1、需先预定机票,取得机票相关信息(如:价格、账户信息等);
2、至研究生院吴老师处申请经费(学生事务大厅(七彩阁一楼)12号工位,需附出国批件复印件、签证)
3、至2楼财务大厅继续办理借款手续。
借款范围:往返国际旅费,会议期间住宿费(以邀请信时间为准)。其中,机票费用为财务处转账,每人每日住宿按照财务处有关规定执行。使用“一流大学建设项目”经费。

资助内容

资助标准

往返国际旅费

会议期间住宿费(以邀请信时间为准)

亚洲以外地区: 1万元

亚洲地区(除港澳台):8000元

会议期间住宿费(以邀请信时间为准)

港澳台地区:4000元


六、报销流程 (周四下午办理)
1 面向学院、系所完成一次公开报告,撰写会议总结(模板见 
http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3768.htm ),提交学院负责老师留存;开具《出国项目成果报告单》(http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3779.htm),学院负责老师审核,签字盖章。


2 携票据、《出国项目成果报告单》至研究生院吴老师处(学生事务大厅(七彩阁一楼)12号工位)办理报销手续(国内购机票者须附购票发票)。费用超出部分自理。

3 务必于会议结束回校后一月内完成报销手续。

 


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